局各處室，各直屬單位：

現(xiàn)將《常州市應(yīng)急管理局檔案整理歸檔制度》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

常州市應(yīng)急管理局

2019年11月7日

常州市應(yīng)急管理局檔案整理歸檔制度

為進(jìn)一步規(guī)范局的檔案管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案依據(jù)、憑證和參考的作用，更好地為局各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合我局檔案工作實(shí)際，特制定本制度。

一、局機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《江蘇省檔案條例》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

二、局機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)管理工作的組成部分。應(yīng)做到每項(xiàng)重要的黨政管理工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

三、機(jī)關(guān)工作人員在其從事的各項(xiàng)職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體、形式的文件材料，應(yīng)按規(guī)定移交歸檔，由局機(jī)關(guān)集中管理，不得據(jù)為己有。

四、文件材料歸檔要求

歸檔文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，手續(xù)完備，對(duì)破損的文件材料應(yīng)托裱，書(shū)寫(xiě)材料不符合要求或字跡模糊的應(yīng)復(fù)制，并與原件一并裝訂。

（一）文書(shū)檔案（以“件”為保管單位）

歸檔文件整理是以“件”為單位，進(jìn)行整理。一般每份文件為一件。應(yīng)當(dāng)將每份文件的正文與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件多種文字形成的同一文件，應(yīng)作為一件進(jìn)行裝訂。

局黨組會(huì)議、辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要、討論通過(guò)的文件材料都需要?dú)w檔。各處室重要的會(huì)議、檢查、考核中所形成的材料都需要?dú)w檔，歸檔時(shí)須有會(huì)議通知、匯報(bào)材料、參加人員（省市領(lǐng)導(dǎo)）等資料。人事管理工作中所形成的任免文件、工資審批表、各類(lèi)年報(bào)、會(huì)議記錄等資料原件按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)順序排好前后一并歸檔。

（二）業(yè)務(wù)檔案（以“卷”為保管單位整理）

1、許可證檔案按照《省安監(jiān)局、省檔案局關(guān)于印發(fā)江蘇省安全監(jiān)管監(jiān)察部門(mén)許可證檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則的通知》（蘇安監(jiān)[2017]89號(hào)）要求，以“卷”為保管單位整理。

2、檔號(hào)格式由“全宗號(hào)-許可證類(lèi)別-年度-案卷號(hào)”組成，如“B88-FMKS-2019-10”。

3、案卷脊背貼四格標(biāo)簽，標(biāo)簽上的全宗號(hào)、許可證類(lèi)別、年代號(hào)和案卷號(hào)用黑色水筆填寫(xiě)，年代號(hào)四位要寫(xiě)全，標(biāo)簽內(nèi)容填寫(xiě)準(zhǔn)確完整。標(biāo)簽不要剪裁，貼在案卷背脊下部居中位置，標(biāo)簽底邊離案卷底邊4㎝。標(biāo)簽必須貼整齊，所有案卷的標(biāo)簽必須在一條直線(xiàn)上。永久貼紅色標(biāo)簽，30年貼黃色標(biāo)簽、10年貼藍(lán)色標(biāo)簽。

4、將裝訂好的案卷放入科技檔案盒中，在盒脊上“檔號(hào)”欄貼相應(yīng)標(biāo)簽，填寫(xiě)全宗號(hào)、許可證類(lèi)別、年代號(hào)和盒內(nèi)案卷的起止卷號(hào)，“卷題名”欄不需要填寫(xiě)。

5、案卷級(jí)目錄和卷內(nèi)文件目錄輸入“永樂(lè)”軟件“KD”模塊。正卷和副卷的檔號(hào)保持一致。副卷組成數(shù)卷在編號(hào)時(shí)，可以檔號(hào)外直接另加副卷順序號(hào)①、②等（如：B88-FMKS-2019-10 ①）。

（三）事故、處罰案卷

事故及處罰案卷一案一件，按法規(guī)處要求整理好案卷，并用鉛筆在右下角編寫(xiě)頁(yè)碼（空頁(yè)不須編寫(xiě)頁(yè)碼），每件案卷都有案卷目錄，事故調(diào)查組形成的事故調(diào)查報(bào)告及政府的批復(fù)、支撐事故調(diào)查報(bào)告的證據(jù)材料應(yīng)當(dāng)單獨(dú)存放，形成獨(dú)立檔案，以區(qū)別應(yīng)急管理局在依據(jù)政府的批復(fù)按照法定權(quán)限和程序進(jìn)行行政處罰過(guò)程中形成的檔案。兩件檔案編號(hào)時(shí)應(yīng)當(dāng)連續(xù)，事故調(diào)查組的檔案件號(hào)在前，應(yīng)急管理局的檔案件號(hào)在后。

（四）會(huì)計(jì)檔案

應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門(mén)按照會(huì)計(jì)歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。移交檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆卷重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。會(huì)計(jì)憑證案卷和賬簿案卷，應(yīng)裝入檔案部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案盒保管，并按規(guī)定填寫(xiě)標(biāo)簽。

（五）實(shí)物、光盤(pán)及照片檔案

各處室在本年度受到省、市各部門(mén)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書(shū)等都屬于實(shí)物檔案，及時(shí)移交檔案室保存。各處室因工作需要用于學(xué)習(xí)宣傳所刻制的光盤(pán)，標(biāo)注好時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等文字說(shuō)明移交檔案室。各類(lèi)檢查、巡查、督查時(shí)所拍攝的照片（電子），標(biāo)注好時(shí)間、地點(diǎn)、人物等文字說(shuō)明移交檔案室。照片檔案電子版請(qǐng)各處室每半年移交一次，每張照片標(biāo)注好說(shuō)明。

五、局檔案室集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各類(lèi)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。

六、檔案室應(yīng)對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按照有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向檔案部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

七、檔案室應(yīng)對(duì)接收的各類(lèi)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排架，并定期對(duì)所存檔案進(jìn)行全面檢查，對(duì)已破損和字跡褪色的檔案，及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；如遇有特殊情況，應(yīng)立即向局領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。

八、檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理，嚴(yán)格檔案借閱制度，做好保密工作，確保檔案安全。機(jī)關(guān)檔案主要供本單位利用，其他單位和個(gè)人查閱檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查閱。對(duì)重要的、珍貴的檔案資料，一般不提供檔案原件，特殊需要應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

檔案室應(yīng)配合局中心工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供便利的檔案借閱等服務(wù)，有計(jì)劃地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，開(kāi)展檔案編研工作。

九、對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，局檔案鑒定小組，進(jìn)行鑒定。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，在指定地點(diǎn)由二人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

十、按照有關(guān)規(guī)定，定期向市檔案館移交檔案。

十一、各處室形成的上年度檔案資料于次年3月底前移交檔案室，移交的檔案資料裝入檔案盒中并報(bào)送歸檔資料清單。

十二、本制度自發(fā)布之日起施行。

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